CRM za fleet kompanije za bolju naplatu
Komercijalista pošalje ponudu za 15 vozila. Operativa zatim proverava da li su vozila slobodna, finansije traže podatak o dospelim obavezama klijenta, a ugovor se pravi iz stare verzije dokumenta. Kada svaka funkcija radi u posebnoj tabeli, isti posao se proverava više puta i raste rizik da rok, rata ili uslov iz ponude ne stignu do svih koji treba da ih vide.
CRM za fleet kompanije nije samo imenik kontakata. Za dugoročni najam, rent-a-car i lizing, CRM treba da poveže odnos sa klijentom sa vozilima, ponudama, ugovorima, registracijama, štetama i naplatom. Tek tada komercijala može da proda uslugu bez ručnog prepisivanja, a operativa da isporuči ono što je ugovoreno.
Zašto običan CRM nije dovoljan za fleet kompanije
Klasičan CRM prati prodajni levak: potencijalni klijent, poziv, sastanak, ponuda i zaključen posao. To je koristan početak, ali fleet kuća nakon potpisa ugovora tek ulazi u najduži deo odnosa sa klijentom. Vozila su u korišćenju 24, 36 ili 48 meseci. Za to vreme dolaze registracije, tehnički pregled, obavezno osiguranje, kasko, servis, gume, štete, zamenska vozila, fakture i potraživanja.
Ako se podaci o klijentu nalaze u jednom sistemu, vozila u drugom, a fakture u trećem, zaposleni stalno sastavljaju kompletnu sliku ručno. Klijent pozove i pita kada ističe registracija ili da li je prijavljena šteta. Odgovor zavisi od toga ko je trenutno u kancelariji i gde je poslednji put ažuriran podatak.
Fleet CRM zato mora da razume poslovnu vezu između pravnog lica, ugovora i konkretnog vozila. Jedan klijent može imati više ugovora. Jedan ugovor može obuhvatiti više vozila. Vozilo može promeniti korisnika, a sve obaveze i istorija moraju ostati dostupne bez kopanja po mejlovima i arhivi.
Šta CRM za fleet kompanije treba da poveže
Najveća vrednost nije u broju polja u kartici klijenta, već u podacima koji se automatski nadovezuju. Kada komercijalista otvori klijenta, treba da vidi aktivne i istekle ugovore, vozila koja su dodeljena, mesečne rate, dospele fakture i otvorene zahteve. Kada operativa otvori vozilo, treba da zna kom klijentu pripada, pod kojim uslovima je dato i ko je kontakt osoba.
Baza klijenata sa pouzdanim podacima
Kod poslovnih korisnika početak je tačan unos firme. Naziv, PIB, matični broj, sedište, kontakt osobe i status saradnje ne bi trebalo prepisivati iz različitih dokumenata pri svakoj novoj ponudi. Podaci iz APR-a ubrzavaju otvaranje klijenta i smanjuju greške u nazivu ili osnovnim podacima privrednog subjekta.
Važno je da baza ne ostane samo spisak firmi. Uz klijenta treba voditi beleške komercijale, dokumentaciju, ugovore, fakture i istoriju komunikacije. Tako se ne gubi kontekst kada klijenta preuzme drugi komercijalista ili kada direktor traži pregled saradnje pre pregovora o produženju ugovora.
Ponude koje vode do ugovora, a ne do novog unosa
Kod dugoročnog najma ponuda nije običan PDF sa cenom. Mesečna rata zavisi od nabavne vrednosti vozila, trajanja ugovora, kilometraže, ostatka vrednosti, servisa, guma, osiguranja i drugih ugovorenih stavki. Kada se kalkulacija pravi van sistema, svaka izmena zahteva novu proveru, a mogućnost greške raste sa brojem vozila.
Dobar fleet CRM omogućava ponudu sa kalkulacijom mesečne rate i grupnu ponudu za više vozila u jednom dokumentu. To je naročito važno kada klijent obnavlja deo flote ili otvara novu poslovnicu. Komercijalista ne pravi 20 odvojenih dokumenata, dok uprava klijenta dobija preglednu ponudu sa jasnim uslovima.
Kada je ponuda prihvaćena, podaci bi trebalo da postanu osnova za ugovor. Time se smanjuje prepisivanje registracije vozila, ugovorenog trajanja, kilometraže i rate. Ipak, sistem ne zamenjuje internu proveru. Pre potpisivanja treba proveriti komercijalne uslove, podatke o potpisniku i posebne klauzule koje je klijent tražio.
Ugovori iz sopstvenih šablona
Fleet kuće često imaju pažljivo pripremljene ugovore, anekse i zapisnike o primopredaji. Problem nastaje kada se za svaki novi posao kopira stari dokument, pa u njemu ostane pogrešan naziv klijenta, registracija ili datum.
CRM za fleet kompanije treba da generiše ugovore iz sopstvenih šablona u docx ili pdf formatu. Standardni podaci se popunjavaju iz sistema, a zaposleni zadržava kontrolu nad dokumentom pre slanja. Ovo nije samo ušteda vremena. To je način da svi ugovori koriste istu strukturu i da se kasnije lako pronađe verzija koja je zaista poslata klijentu.
Operativa i naplata moraju da rade iz istog zapisa
Prodaja ima smisla samo ako ugovor može da se vodi bez paralelnih evidencija. Nakon aktivacije ugovora, vozila se vezuju za klijenta, prate se registracije, servisi, štete i lizing ugovori. Finansije zatim fakturišu ugovorene rate i prate potraživanja.
Ova veza je važna kada se pojavi odstupanje. Ako klijent kasni sa plaćanjem, komercijala i uprava ne bi trebalo da saznaju tek kada problem postane ozbiljan. Ako vozilo ima štetu, operativa mora odmah da vidi klijenta, ugovor i relevantnu dokumentaciju. Ako se približava registracija, podsetnik treba da dovede do konkretne akcije, a ne samo do još jednog reda u tabeli.
Za fleet kuću je korisno da kroz jedan pregled odgovori na nekoliko praktičnih pitanja: koja vozila su trenutno kod kog klijenta, koje rate dospevaju, koji ugovori ulaze u period produženja i gde postoje otvorena potraživanja. Ne mora svaki zaposleni da vidi sve finansijske podatke, ali svi treba da rade sa istim osnovnim informacijama.
Mobilna aplikacija menja odnos sa klijentom
Pozivi i mejlovi ostaju potrebni za složenije situacije, ali ne bi trebalo da budu jedini kanal za rutinska pitanja. Klijent koji koristi vozilo želi brz pristup podacima o ugovoru, vozilu, servisima ili prijavi štete. Ako za svaku informaciju mora da zove fleet kuću, administracija postaje usko grlo.
Mobilna aplikacija koju fleet kuća daje svojim klijentima može preuzeti deo tih zahteva. Klijent dobija pregled relevantnih podataka, dok operativa prima strukturisanu prijavu umesto nepotpunog mejla ili poziva. Kod štete su posebno bitni datum, fotografije, opis i vozilo na koje se prijava odnosi.
To ne znači da aplikacija rešava svaki slučaj sama. Totalna šteta, spor sa osiguranjem ili zamensko vozilo i dalje traže rad operatera. Prednost je u tome što je početna informacija kompletna i vezana za pravi ugovor i pravo vozilo.
Kako uvesti CRM bez prekida u radu
Najčešća prepreka nije softver, već stanje postojećih podataka. U tabelama se često nalaze dupli klijenti, različiti nazivi iste firme, ugovori bez jasnog statusa i vozila bez dodeljenog korisnika. Zato uvođenje treba početi od podataka koji su neophodni za svakodnevni rad, a ne od pokušaja da se odmah očisti svaka istorijska evidencija.
Prvi korak je da se odrede obavezni podaci za klijenta, vozilo i ugovor. Zatim se pripremaju postojeće tabele za prenos i proveravaju šabloni ponuda i ugovora. Nakon toga tim prolazi kroz stvarne scenarije: unos klijenta, izrada ponude, zaključenje ugovora, dodela vozila, fakturisanje i praćenje potraživanja.
Your Fleet Drive je napravljen za ovaj tok rada u domaćoj praksi. Pro rešenje objedinjuje bazu klijenata sa APR podacima, ponude sa kalkulacijom rate, ugovore iz sopstvenih šablona, flotu, registracije, štete, lizing, fakturisanje i potraživanja. Uvođenje može da obuhvati prenos podataka iz postojećih tabela, prilagođavanje dokumenata i obuku korisnika.
Pre nego što birate CRM, uzmite poslednjih deset zaključenih ugovora i proverite koliko je puta isti podatak unet ručno - u ponudu, ugovor, evidenciju vozila i fakturu. Taj broj je dobar početak za računanje vremena koje možete vratiti komercijali, operativi i finansijama.
Izračunajte koliko vas košta operativa
Unesite koliko ponuda i ugovora radite mesečno i koliko sati odlazi na pozive i postprodaju. Kalkulator prikazuje koliko sati i novca vraćate prodaji: kalkulator za fleet kuće.