Rok za registraciju vozila bez propuštenih datuma
Jedno vozilo sa isteklom registracijom može zaustaviti isporuku, terenski rad ili planiranu zamenu kod klijenta. Rok za registraciju vozila zato nije samo administrativni datum. Za fleet menadžera on je operativni rizik koji utiče na raspoloživost vozila, trošak zamenskog vozila i obaveze vozača.
Kod flote od deset vozila datum se još može pratiti u tabeli. Kod pedeset ili sto vozila, posebno kada su vozila raspoređena po više gradova ili klijenata, tabela brzo postaje nepouzdana. Problem obično nije u samoj registraciji, već u tome što priprema počinje prekasno.
Rok za registraciju vozila počinje pre dana isteka
Datum isteka registracije je poslednja granica, a ne datum za početak posla. Pre obnove treba uskladiti termin tehničkog pregleda, proveriti dokumentaciju i obavezno osiguranje, kao i rešiti eventualne otvorene servisne stavke koje mogu uticati na prolazak pregleda.
Kod vozila u lizingu ili dugoročnom najmu proces može uključiti dodatnu komunikaciju sa vlasnikom vozila, lizing kućom ili klijentom. Ako je polisa kasko osiguranja vezana za određene uslove ili je potreban zeleni karton za planirani put, i te datume treba voditi uz registraciju. Nisu svi rokovi isti, ali svi mogu napraviti zastoj kada nisu na jednom mestu.
Dobra interna praksa je da se registracija ne posmatra kao jedan zadatak. Ona ima faze: provera podataka, rezervacija tehničkog pregleda, priprema polise i dokumentacije, realizacija i unos novog datuma u evidenciju. Tako odgovorna osoba vidi gde je postupak stao, umesto da tek na dan isteka zove vozača i proverava da li je sve završeno.
Podsetnici treba da ostave vreme za rešavanje problema
Podsetnik dan pre isteka ne rešava problem. On samo javlja da je rok već postao hitan. Mnogo korisniji raspored je obaveštenje 30 dana pre isteka, zatim 15 i 7 dana pre isteka registracije. Prvi podsetnik služi za planiranje, drugi za proveru da li je termin zakazan, a treći za eskalaciju ako postupak nije završen.
Važno je da obaveštenje ne ide samo jednoj osobi. Fleet menadžer može pratiti status, administracija može pripremiti dokumenta, a vozač treba da zna kada i gde dovodi vozilo. U firmama sa decentralizovanom flotom često je korisno da regionalni rukovodilac dobije kopiju obaveštenja za vozila u svom timu.
Za fleet kuće, registracije treba povezati i sa klijentom. Kada je vozilo na dugoročnom najmu, klijent mora na vreme dobiti jasnu informaciju o terminu, obavezi predaje vozila i eventualnom zamenskom vozilu. Time se izbegavaju pozivi u poslednjem trenutku i nepotrebno produžavanje zastoja.
Evidencija mora da pokaže status, ne samo datum
Lista datuma nije dovoljna kada flota raste. Potrebno je videti koja vozila imaju registraciju koja uskoro ističe, ko je zadužen za postupak i da li je tehnički pregled već obavljen. Korisno je beležiti i trošak registracije, polise, tehničkog pregleda i povezanih usluga, kako bi stvarni trošak vozila bio potpun.
Ovo je naročito važno kada uprava pita zašto je vozilo bilo van upotrebe ili koliko je koštalo njegovo održavanje tokom godine. Ako su registracije, servisi, gume, štete i gorivo u odvojenim tabelama, odgovor se sastavlja ručno. Ako su podaci povezani po vozilu, izveštaj pokazuje širu sliku i trošak po kilometru.
Your Fleet Drive u modulu za registracije vodi datume i šalje podsetnike 30, 15 i 7 dana pre isteka, i to kao jedan zbirni mejl po kompaniji, umesto desetina pojedinačnih poruka po vozilu. Uz vozilo se mogu pratiti dokumenta, troškovi i odgovorne osobe, dok vozači kroz mobilnu aplikaciju dobijaju jasnije zadatke oko servisa i prijave stanja vozila.
Najčešći propusti u praksi
Prvi propust je oslanjanje na datum iz saobraćajne dozvole bez redovne provere evidencije. Drugi je vođenje rokova samo kod vozača, koji može biti na odmoru, bolovanju ili promeniti zaduženo vozilo. Treći je tretiranje registracije kao izolovanog troška, bez veze sa servisom, štetama i ukupnim troškom vozila.
Postoji i situacija kada vozilo namerno neće biti registrovano odmah, na primer zbog planirane prodaje, dužeg zastoja ili zamene iz flote. I tada datum mora biti evidentiran, uz odluku ko je odobrio da vozilo ne učestvuje u saobraćaju. Bez tog zapisa, privremena odluka lako postaje previd.
Za početak, napravite pregled svih vozila kojima registracija ističe u narednih 60 dana. Pored svakog upišite odgovornu osobu, status pripreme i planirani datum tehničkog pregleda. To je jednostavan korak koji rok za registraciju pretvara iz hitnog poziva u kontrolisan proces.
Izračunajte uštedu za svoju flotu
Propušten rok znači kaznu i vozilo van upotrebe. Unesite broj vozila, prosečan mesečni trošak po vozilu i sate koji odlaze na administraciju, pa ćete videti procenu godišnje uštede: kalkulator uštede za sopstvenu flotu.