Ugovor o dugoročnom najmu vozila u praksi
Kada klijent preuzme vozilo, ugovor o dugoročnom najmu vozila postaje operativni dokument, a ne samo potpisana formalnost. Iz njega proizlaze mesečna rata, obaveze oko registracije i osiguranja, način prijave štete, ograničenje kilometraže i uslovi vraćanja vozila. Ako su ove stavke nejasne, spor se često ne javlja pri potpisivanju, već pri prvom servisu, šteti ili povraćaju vozila.
Za fleet kuću ugovor mora da zaštiti prihod i imovinu. Za klijenta mora da pruži jasan pregled troška i obaveza. Dobar dokument ne ostavlja prostor za različita tumačenja, posebno kada ugovor obuhvata više vozila, različite rokove najma ili dodatne usluge.
Šta ugovor o dugoročnom najmu vozila mora da uredi
Osnovni podaci moraju biti precizni: ugovorne strane, podaci o vozilu, datum primopredaje, trajanje najma i ugovorena mesečna rata. Kod pravnih lica korisno je proveriti podatke iz APR-a pre izrade ugovora, kako bi naziv, PIB, matični broj i ovlašćeno lice bili tačno preneti u dokument.
Mesečna rata treba da pokaže šta je uključeno. Nije isto da li najam pokriva samo korišćenje vozila ili uključuje redovan servis, zamenu guma, registraciju, tehnički pregled, obavezno osiguranje, kasko i pomoć na putu. Ako neka stavka nije obuhvaćena ratom, treba jasno navesti ko je plaća i kako se obračunava.
Važan je i datum dospeća. Ugovor treba da odredi da li se rata fakturiše unapred ili unazad, rok plaćanja, posledice kašnjenja i postupak u slučaju neizmirenih obaveza. Kod većih flota, i nekoliko propuštenih dospeća može napraviti značajan problem u naplati ako potraživanja nisu evidentirana po ugovoru i vozilu.
Kilometraža, vozači i korišćenje vozila
Ograničenje kilometraže je jedna od stavki koja se najčešće pogrešno podrazumeva. Ugovor treba da navede ugovorenu kilometražu za ceo period ili na godišnjem nivou, način očitavanja kilometraže i cenu prekoračenja po kilometru. Tako klijent unapred zna trošak, a fleet kuća ima osnov za obračun pri povraćaju.
Treba urediti i ko sme da upravlja vozilom. Ako klijent vozilo daje većem broju zaposlenih, ugovor može propisati obavezu da vozači imaju važeću vozačku dozvolu odgovarajuće kategorije i da se podaci o vozaču dostavljaju na zahtev. Posebno treba definisati korišćenje vozila van Srbije, zeleni karton i pravila za putovanje u inostranstvo.
Kod komercijalnih vozila ili vozila koja prelaze veliku kilometražu, korisno je odvojeno navesti obaveze oko redovnog održavanja. Klijent treba da zna kada i gde prijavljuje potrebu za servisom, dok fleet kuća mora da ima trag o terminu, odobrenju i izvršenim radovima.
Štete, osiguranje i zamensko vozilo
Šteta je trenutak kada se kvalitet ugovora najbrže proverava. Dokument treba da opiše rok i način prijave štete, obavezu dostavljanja evropskog izveštaja ili zapisnika policije, kao i postupak za kasko štetu. Nejasna odredba o franšizi često dovodi do nezadovoljstva, zato treba navesti njen iznos ili način obračuna.
Potrebno je razlikovati štetu koja je pokrivena polisom od troškova koje klijent snosi zbog nemarnog korišćenja, vožnje pod dejstvom alkohola, neovlašćenog vozača ili propuštene prijave. Isto važi za kazne u saobraćaju, parking kazne i troškove putarine. Ugovor treba da kaže ko prima obaveštenje, ko dostavlja podatke o vozaču i u kom roku se trošak refundira.
Ako se nudi zamensko vozilo, navedite uslove bez opštih formulacija. Da li se vozilo daje samo tokom dužeg servisa, nakon štete, uz prethodno odobrenje ili u okviru raspoloživosti flote? Klijent ne očekuje isto od najma putničkog vozila na 36 meseci i od ugovora za dostavno vozilo koje svakodnevno donosi prihod.
Povraćaj vozila bez neprijatnih iznenađenja
Uslovi povraćaja treba da postoje od prvog dana ugovora. Navode se mesto i datum vraćanja, obavezna dokumentacija, broj ključeva, oprema, servisna istorija i zapisnik o stanju vozila. Korisno je unapred definisati šta se smatra redovnim habanjem, a šta oštećenjem koje se naplaćuje.
Fotografije pri primopredaji i povraćaju nisu zamena za ugovor, ali su važan dokaz. Zapisnik sa kilometražom, stanjem guma, vidljivim oštećenjima i opremom smanjuje prostor za raspravu. Kod ugovora sa više vozila, svaki automobil treba da ima svoj jasan trag, iako je komercijalna ponuda grupna. Prijava štete sa fotografijama iz mobilne aplikacije koju klijent koristi skraćuje taj postupak, jer slika, datum i opis stižu odmah uz vozilo.
Kako održati ugovore pod kontrolom
Kada se ugovori vode u tabelama, lako se desi da se razlikuju podaci u ponudi, ugovoru, fakturi i evidenciji vozila. Zato fleet kuće treba da povežu CRM, ponude, ugovore, vozila, registracije, štete, lizing i potraživanja u jednom sistemu. Your Fleet Drive Pro omogućava izradu ugovora iz sopstvenih docx ili pdf šablona, uz vezivanje klijenta i vozila za ceo poslovni tok.
Pre sledećeg potpisivanja, proverite jedan aktivan ugovor: da li iz njega bez dodatnog objašnjenja možete utvrditi ratu, kilometražu, osiguranje, proceduru za štetu i uslove povraćaja? Ako ne možete, vreme je da šablon i evidenciju ugovora uredite pre nego što to zatraži klijent.
Izračunajte koliko vas košta operativa
Ugovor iz šablona štedi vreme samo ako i ponuda i podaci o klijentu dolaze iz istog sistema. Unesite svoje brojke i vidite koliko sati mesečno vraćate prodaji: kalkulator za fleet kuće.