Portirnica za vozni park bez ručnih evidencija
Vozilo izlazi iz kruga firme u 7.15, vraća se u 16.40, a podatak o tome često ostane u svesci na portirnici, na papiriću u vozilu ili u sećanju vozača. Kada se kasnije proverava ko je koristio vozilo, gde je bilo i sa koliko kilometara je vraćeno, administracija kreće od nepotpunih podataka. Portirnica za vozni park rešava upravo taj početak i kraj svakog korišćenja vozila.
Za firme sa deset, pedeset ili nekoliko stotina vozila, portirnica nije samo kontrolna tačka na kapiji. Ona je operativna evidencija koja povezuje vozilo, vozača, vreme korišćenja i stanje kilometraže. Kada je dobro postavljena, daje fleet menadžeru podatke koji se mogu proveriti, a upravi manje razloga da naknadno traži objašnjenja.
Šta portirnica za vozni park rešava u praksi
U mnogim kompanijama vozila nisu stalno dodeljena jednom vozaču. Kombi koristi jutarnja smena, putnički automobil ide kod komercijaliste, a teretno vozilo preuzima drugi vozač kada je prvi odsutan. Bez jasne primopredaje lako nastaje problem: kazna stigne nekoliko nedelja kasnije, na vozilu se primeti novo oštećenje ili se pojavi neuobičajeno velika razlika u kilometraži. Tada pitanje nije samo šta se dogodilo, već ko može da dokaže redosled događaja.
Portirnica uvodi red u izlazak i povratak vozila. Pri izlasku se evidentira ko preuzima vozilo i u kom stanju. Pri povratku se beleži vreme vraćanja, nova kilometraža i eventualna zapažanja. Tako se svako korišćenje vozila vezuje za konkretnog vozača i period.
To je naročito korisno kada firma ima zajednički vozni park, rad u smenama, više lokacija ili vozila koja se rezervišu prema potrebi. U tim uslovima Excel tabela obično brzo postane nepouzdana, jer se ne popunjava uvek na istom mestu i u istom trenutku.
Podaci koji moraju da ostanu uz svaku primopredaju
Evidencija ne mora da bude komplikovana, ali mora da odgovori na pitanja koja se zaista pojavljuju u radu flote. Za svaku predaju i povratak vozila korisno je imati najmanje sledeće podatke:
- vozilo i registarsku oznaku;
- vozača koji preuzima vozilo;
- datum i vreme izlaska, odnosno povratka;
- početnu i završnu kilometražu;
- svrhu korišćenja ili odredište, kada to pravila firme zahtevaju;
- napomenu o vidljivom oštećenju, manjku opreme ili drugoj nepravilnosti.
Nisu sve firme dužne da beleže isti nivo detalja. Građevinska firma sa vozilima na terenu može tražiti gradilište kao odredište. Prodajni tim koji koristi nekoliko službenih automobila može se zadržati na rezervaciji, vozaču i kilometraži. Važno je da pravilo bude isto za sve, jer samo tada podaci mogu da se porede.
Portirnica nije zamena za putni nalog, ali ih povezuje
Česta greška je očekivanje da jedna evidencija zameni sve ostale dokumente. Portirnica i putni nalog imaju različitu svrhu. Putni nalog prati službeno putovanje i osnov za troškove kada je potreban u internoj proceduri firme. Portirnica prati fizičko preuzimanje i vraćanje vozila u svakodnevnom radu.
Kada se ove evidencije vode odvojeno i ručno, nastaju dupliranja. Vozač upiše jednu kilometražu u putni nalog, portir drugu u svesku, a treći podatak se kasnije unese u tabelu goriva. Razlika od nekoliko kilometara ponekad je bezazlena. Međutim, ponavljanje takvih razlika kroz mesece otežava proveru potrošnje, servisa i stvarnog troška po kilometru.
Dobra praksa je da portirnica bude početna evidencija korišćenja vozila, a da se podaci kasnije koriste zajedno sa rezervacijama, prijavama štete, gorivom i servisima. Ako vozilo izađe sa 84.120 km, a sledeće točenje goriva pokazuje kilometražu koja nema smisla, greška se može pronaći dok je događaj još svež.
Ko radi na portirnici i gde nastaju zastoji
U manjoj firmi portir često evidentira izlazak i povratak. U firmi bez fizičkog obezbeđenja to može raditi administracija, dispečer ili osoba koja izdaje ključeve. Kod vozila koja se vraćaju van radnog vremena, vozač može sam uneti podatke kroz mobilnu aplikaciju, uz naknadnu proveru odgovorne osobe.
Najveći zastoj nastaje kada proces traži previše koraka. Ako vozač mora da čeka da se pronađe obrazac, ručno ispisuje sve podatke, a zatim neko prepisuje zapis u kancelariji, procedura će se preskakati čim nastane gužva. Zato portirnica treba da traži samo podatke potrebne za kontrolu flote i da se unosi obave na mestu gde se primopredaja stvarno dešava.
Posebnu pažnju treba posvetiti ključevima i dokumentaciji. Predaja ključa bez evidentiranog vozača poništava smisao evidencije. Isto važi za saobraćajnu dozvolu, polisu osiguranja, karticu za gorivo ili opremu koja stalno stoji u vozilu. Ne mora se svaki put raditi detaljan popis, ali firma treba da odredi kada se radi puna kontrola - na primer pri promeni vozača, nakon dužeg korišćenja ili kada je prijavljena šteta.
Šta kada vozilo ne može da se vrati u očekivano vreme
Portirnica ne služi da kažnjava vozače zbog kašnjenja. Ona treba da pokaže da vozilo nije vraćeno i da postoji razlog za proveru. Vozilo može ostati kod servisa, biti na terenu, učestvovati u nezgodi ili biti produženo za naredni radni dan.
U takvim situacijama korisno je evidentirati status i napomenu, umesto da se vozilo vodi kao nestalo iz evidencije. Ako je prijavljena šteta, treba povezati povratak vozila sa prijavom štete i fotografijama. Ako je vozilo u servisu, stanje na portirnici treba da prati informaciju o servisu. Time se izbegava situacija da tri osobe istog dana telefoniraju vozaču sa istim pitanjem.
Kako portirnica utiče na trošak flote
Sama evidencija izlaska ne smanjuje trošak goriva ili popravke. Njena vrednost je u tome što daje pouzdan osnov za upravljanje tim troškovima. Ako se kilometraža beleži pri svakom povratku, lakše se uočava vozilo koje mesečno prelazi znatno više od plana. Ako se šteta prijavi odmah pri vraćanju, smanjuje se prostor za raspravu o tome kada je nastala. Ako se zna ko je koristio vozilo, lakše se rešava kazna ili zahtev osiguranja.
Za fleet menadžera to znači manje naknadnog prikupljanja podataka. Za finansije znači da trošak po vozilu i po kilometru počiva na urednijim unosima. Za vozače znači jasniju odgovornost, ali i zaštitu od neosnovanih tvrdnji da su oštećenje ili nepravilnost nastali tokom njihove vožnje.
Kada je portirnica deo sistema za fleet management, podaci o preuzimanju mogu da stoje uz vozilo, vozača, rezervaciju, štetu i kilometražu. Your Fleet Drive u okviru evidencije flote omogućava vođenje portirnice zajedno sa ostalim operativnim podacima, bez prepisivanja iz sveske u više tabela.
Kako uvesti portirnicu bez prekida rada
Najpre pogledajte poslednjih mesec dana rada. Koliko vozila dnevno izlazi i vraća se? Ko izdaje ključeve? Da li vozači rade u smenama? Da li se vozila vraćaju posle radnog vremena? Odgovori određuju proceduru, a ne obrnuto.
Zatim definišite obavezna polja i osobu odgovornu za proveru. Za početak je bolje imati šest podataka koji se unose svaki put nego dvadeset polja koja niko ne popuni. Dogovorite i šta se radi kada se uoči novo oštećenje, pogrešna kilometraža ili vozilo nije vraćeno na vreme.
Pre puštanja u rad proverite podatke o vozilima i vozačima. Registarska oznaka, naziv vozila, status vozila i lista ovlašćenih vozača moraju biti tačni. Ako je baza neuredna, digitalizacija samo brže prenosi staru grešku.
Uvođenje ima smisla testirati na jednoj lokaciji ili na grupi zajedničkih vozila tokom nekoliko radnih dana. Posle toga se vidi da li je procedura realna za portira i vozače. Tek tada treba proširiti pravila na celu flotu.
Sledeći korak je jednostavan: uzmite evidenciju izlazaka za poslednjih 30 dana i proverite za koliko vožnji danas možete pouzdano da navedete vozača, vreme povratka i kilometražu. Ako odgovor nije gotovo za svaku vožnju, portirnica je mesto na kome flota može najbrže da uvede red.
Izračunajte uštedu za svoju flotu
Unesite broj vozila, prosečan mesečni trošak po vozilu i sate koji mesečno odlaze na administraciju. Kalkulator odmah prikazuje procenu godišnje uštede, razloženu po stavkama: kalkulator uštede za sopstvenu flotu.