Softver za upravljanje voznim parkom u praksi
Kada finansijski direktor zatraži stvarni trošak jednog vozila, odgovor ne bi trebalo tražiti u pet Excel tabela, mejlovima i fascikli sa računima. Softver za upravljanje voznim parkom okuplja podatke o vozilu na jednom mestu: gorivo, servis, registraciju, štete, kazne, kilometražu i vozača. Rezultat nije samo urednija administracija, već odluka zasnovana na stvarnom trošku po vozilu i po kilometru.
Kada je softver za upravljanje voznim parkom potreban
Flota od deset vozila može se voditi ručno dok su rokovi pod kontrolom i dok jedna osoba poznaje svaki automobil. Problem nastaje kada vozila imaju različite vozače, kada se račun za gorivo ne unosi na vreme ili kada se registracija primeti tek nekoliko dana pre isteka. Tada administracija troši vreme na traženje podataka, a uprava nema pouzdan pregled troškova.
Softver ima najviše smisla kada firma želi da prestane da reaguje na problem tek nakon što nastane. Podsetnik 30, 15 i 7 dana pre registracije daje dovoljno vremena za tehnički pregled, obavezno osiguranje, kasko ili zeleni karton. Evidencija servisa pomaže da se prati istorija održavanja, a ne samo poslednji račun iz radionice.
Podatak mora da bude vezan za vozilo
Ukupan trošak goriva za mesec ne govori mnogo ako nije jasno koje vozilo je napravilo trošak i koliko je kilometara prešlo. Isto važi za gume, vanredne popravke, kazne i štete. Kada su svi troškovi povezani sa konkretnim vozilom, moguće je uporediti vozila iste namene i prepoznati ona koja odstupaju.
To ne znači da svako odstupanje traži zamenu vozila. Veći trošak može biti opravdan zbog starosti automobila, vrste terena ili većeg broja gradskih vožnji. Međutim, bez evidencije je teško razlikovati opravdan trošak od problema koji se ponavlja.
Šta treba da pokriva sistem za flotu
Dobar sistem ne treba da bude zbir nepovezanih formi. Potrebno je da moduli rade zajedno, kako bi promena u jednom delu bila vidljiva tamo gde se donosi odluka. U praksi, to podrazumeva četiri osnovne celine:
- evidenciju vozila i vozača, sa kilometražom, dokumentima i istorijom korišćenja;
- troškove goriva, servisa, guma, kazni i šteta po vozilu;
- rokove za registracije, tehnički pregled, osiguranje i druge obaveze;
- izveštaje koji prikazuju trošak po vozilu, kilometru, periodu ili organizacionoj jedinici.
- vezu sa GPS sistemom, ako firma prati vozila na mapi i koristi pređeni put u obračunu.
Mobilna aplikacija za vozače je posebno korisna kada se podaci unose na terenu. Vozač može da prijavi štetu čim je primeti, unese kilometražu i gorivo ili pošalje zahtev za servis. Administrativni tim dobija podatak ranije, uz manje poziva i naknadnog prepisivanja.
Različite potrebe sopstvene flote i fleet kuće
Firma koja vozila koristi za distribuciju, prodaju ili terenski rad želi kontrolu troška i rokova. Njoj su ključni evidencija vozila, podsetnici, servisna istorija i jasan izveštaj za upravu. Za takav model namenjen je Self Fleet.
Fleet kuća, rent-a-car kompanija ili lizing društvo upravlja i vozilima i odnosom sa klijentima. Pored flote, potrebni su CRM, podaci o klijentima iz APR-a, ponude sa kalkulacijom mesečne rate, grupne ponude, ugovori iz sopstvenih docx ili pdf šablona, fakturisanje i praćenje potraživanja. Kod dugoročnog najma važna je i aplikacija koju kompanija može da da svom klijentu, kako bi klijent imao pregled vozila, rokova i prijavljenih šteta.
Zato se isti softver ne koristi na isti način u svakoj firmi. Funkcije treba birati prema tome da li je flota trošak poslovanja ili izvor prihoda.
Kako uvesti sistem bez prekida rada
Najveća prepreka obično nije korišćenje aplikacije, već sređivanje postojećih podataka. Pre početka treba prikupiti spisak vozila, vozača, registracija, polisa, otvorenih servisa i aktuelnih ugovora. Nije neophodno unositi svaku staru stavku iz arhive. Važnije je da početno stanje bude tačno i da se od prvog dana svi novi troškovi unose dosledno.
Uvođenje sistema može da obuhvati prenos podataka iz tabela, prilagođavanje obrazaca ugovora i obuku korisnika. Kod Your Fleet Drive proces uvođenja traje do 14 dana, u zavisnosti od obima podataka i broja šablona dokumenata. Podrška na srpskom jeziku olakšava rad timovima koji svakodnevno rešavaju domaće procedure oko registracije, osiguranja i tehničkog pregleda.
Počnite od jednostavne provere: izračunajte koliko vremena mesečno tim potroši na traženje podataka o jednom vozilu i koliko vas košta jedan propušten rok. Zatim zakažite demo i proverite da li sistem može da prikaže podatke koje upravi zaista trebaju.
Izračunajte uštedu za svoju flotu
Unesite broj vozila, prosečan mesečni trošak po vozilu i sate koji mesečno odlaze na administraciju. Kalkulator odmah prikazuje procenu godišnje uštede, razloženu po stavkama: kalkulator uštede za sopstvenu flotu.