Aplikacija za upravljanje voznim parkom u praksi
Kada se registracija propusti, račun ne dolazi samo od tehničkog pregleda i polise. Dolaze vanredna organizacija, vozilo van upotrebe, pozivi vozačima i objašnjenja upravi. Isto važi za servis koji nije prijavljen na vreme ili gorivo koje se unosi u nekoliko različitih tabela. Aplikacija za upravljanje voznim parkom rešava taj problem tako što sve podatke o vozilu, vozaču, trošku i roku stavlja na jedno mesto.
Za firme sa sopstvenim vozilima cilj nije da imaju još jedan sistem. Cilj je da znaju koliko ih svako vozilo stvarno košta i šta treba uraditi pre nego što nastane problem. Za rent-a-car, dugoročni najam i lizing, pored kontrole flote, važni su brzina izrade ponude, ugovor, naplata i kvalitet usluge prema klijentu.
Kada aplikacija za upravljanje voznim parkom postaje potrebna
Excel tabela može dobro da radi dok je flota mala, podaci se retko menjaju i jedna osoba zna gde se šta nalazi. Problem nastaje kada vozila koriste različiti vozači, kada se troškovi šalju iz više poslovnica ili kada se evidencija registracija, šteta i servisa vodi odvojeno.
Tada se najčešće ne gubi samo vreme na unos. Gubi se pregled. Finansije vide račune, ali ne mogu lako da povežu trošak sa konkretnim vozilom i kilometražom. Fleet menadžer zna da je vozilo bilo u servisu, ali nema uvek potpunu istoriju popravki. Vozač prijavi oštećenje telefonom, a fotografije i detalji ostanu u porukama.
Dobra aplikacija pretvara pojedinačne događaje u upotrebljiv podatak. Za svako vozilo treba da budu vidljivi osnovni podaci, kilometraža, zaduženi vozač, gorivo, servisi, gume, štete, kazne, polise i rokovi. Kada se svi ovi zapisi povežu, moguće je pratiti trošak po vozilu i trošak po kilometru, umesto da se odluke donose po osećaju.
To ne znači da svaka firma mora odmah da uvodi složen proces. Flota od 10 vozila nema iste potrebe kao sistem sa nekoliko stotina vozila i više lokacija. Ali obe imaju korist od jasne odgovornosti, automatskih podsetnika i jedinstvene evidencije.
Podaci koji daju stvarnu sliku troška vozila
Nabavna cena vozila je samo početak. Stvarna cena korišćenja uključuje gorivo, redovne i vanredne servise, pneumatike, registraciju, tehnički pregled, obavezno osiguranje, kasko, štete, kazne i zastoje. Ako je vozilo na lizing, važna je i lizing rata. Bez objedinjene evidencije lako se vidi ukupan mesečni rashod, ali se teže vidi zbog čega je jedno vozilo značajno skuplje od drugog.
Zato aplikacija treba da podrži unos različitih vrsta troškova i da ih veže za konkretno vozilo. Kilometraža je pri tome važan podatak. Ona omogućava poređenje vozila koja nisu jednako korišćena. Vozilo koje ima veći račun za servis ne mora nužno biti problematičnije ako je prešlo znatno više kilometara od ostalih.
Izveštaj po vozilu i po kilometru je koristan za nekoliko praktičnih odluka. Može pokazati da li je vreme da se vozilo zameni, da li određeni model ima neuobičajeno visoke troškove održavanja ili da li planirani budžet za flotu odgovara realnoj potrošnji. Za upravu je važan pregled. Za osobu koja vodi flotu, važni su detalji koji objašnjavaju broj.
Rokovi ne smeju da zavise od sećanja
Registracija, tehnički pregled, polisa obaveznog osiguranja, kasko i zeleni karton imaju rokove koji se ne smeju prepustiti ličnom podsetniku u telefonu. Kod većeg broja vozila dovoljan je jedan propust da se napravi nepotreban operativni problem.
Praktično rešenje je sistem podsetnika koji unapred obaveštava odgovornu osobu. Na primer, podsetnici 30, 15 i 7 dana pre isteka ostavljaju dovoljno vremena da se provere dokumenta, zakaže termin i organizuje vozilo. Bitno je i da se zna ko je odgovoran za sledeći korak, a ne samo da je rok označen crvenom bojom.
Ista logika važi za redovan servis i zamenu guma. Ako se servis prati prema datumu i kilometraži, aplikacija može da pomogne da se planiranje obavi dok je vozilo još dostupno. To je obično jeftinije i manje stresno od reakcije kada vozilo već stane na terenu.
Mobilna aplikacija uključuje vozače u proces
Kancelarija ne može da vidi svaku novu ogrebotinu, stanje kilometar sata ili račun za gorivo u trenutku kada nastane. Zato vozač treba da ima jednostavan način da unese podatke sa terena. Ako unos traje predugo ili zahteva pozivanje više osoba, podaci će kasniti ili će ostati nepotpuni.
Mobilna aplikacija za vozače ima jasnu ulogu: prijava štete sa fotografijama, unos kilometraže i goriva, kao i zahtev za servis. Tako se događaj beleži odmah, uz vozilo na koje se odnosi. Administracija kasnije ne mora da traži poruke, fotografije i papire po različitim kanalima.
Ovde je važno postaviti realna pravila. Aplikacija ne može da natera vozača da unese tačnu kilometražu ako firma nema definisanu proceduru. Može, međutim, da značajno olakša unos i ostavi jasan trag ko je, kada i za koje vozilo dostavio podatak.
Različit sistem za sopstvenu flotu i fleet kuću
Firme koje koriste vozila za sopstvene potrebe gledaju flotu pre svega kao trošak. Njima su potrebni evidencija vozila i vozača, gorivo, servisi, gume, štete, kazne, rezervacije, portirnica, GPS praćenje i izveštaji. Cilj je kontrola operativnih troškova i manje administrativnih propusta.
Fleet kuće imaju drugačiji tok rada. Dugoročni najam, rent-a-car i lizing kompanije upravljaju vozilima, ali istovremeno vode komercijalni odnos sa klijentima. Ponuda mora brzo da se pripremi, sa kalkulacijom mesečne rate. Kada klijent traži više vozila, korisno je da grupna ponuda bude u jednom dokumentu, a ne u nizu ručno spojenih fajlova.
Nakon prihvatanja ponude, slede ugovor, evidencija klijenta, lizing, registracije, štete, fakturisanje i potraživanja. Podaci o privrednim subjektima iz APR-a mogu ubrzati formiranje baze klijenata i smanjiti ručni unos. Mobilna aplikacija koju fleet kuća daje klijentu dodatno rasterećuje operativni tim, jer klijent može da prijavi štetu ili proveri informacije bez poziva za svaku sitnicu.
Zato nije dobro birati rešenje samo po broju funkcija. Važnije je da tok rada odgovara poslovnom modelu. Sistem za internu flotu treba da odgovori na pitanje gde novac odlazi. Sistem za fleet kuću mora da poveže prodaju, ugovore, flotu i naplatu.
Uvođenje sistema bez prekida u radu
Najčešća prepreka nije tehnologija, već postojeći podaci. Vozila su u jednoj tabeli, registracije u drugoj, a istorija servisa možda u papirnoj arhivi. Zato uvođenje treba početi pregledom podataka koji zaista moraju da se prenesu: vozila, vozači, aktivni ugovori, rokovi, otvorena potraživanja i osnovna istorija troškova.
Nije potrebno prepisivati svaki stari dokument da bi sistem počeo da daje vrednost. Za mnoge firme je razumno da prenesu aktivne i relevantne podatke, a staru arhivu zadrže kao referencu. Zatim se definišu odgovorne osobe, način unosa goriva i kilometraže, proces prijave štete i pravila za odobravanje troškova.
Your Fleet Drive je napravljen za domaću praksu i pokriva ove procese kroz veb aplikaciju za kancelariju i mobilne aplikacije za vozače ili klijente. Uvođenje može da obuhvati prenos podataka iz postojećih tabela, prilagođavanje obrazaca ugovora i ponuda, kao i obuku korisnika. Za standardan obim podataka, proces traje do 14 dana.
Kako proceniti da li je ulaganje opravdano
Pre odluke, izračunajte koliko vremena mesečno tim troši na traženje podataka, proveru rokova, ručnu pripremu ponuda i usklađivanje tabela. Zatim proverite troškove koje je teško objasniti: vanredne popravke, kazne, neplanirani zastoji i računi bez jasne veze sa vozilom.
Ne morate unapred proceniti svaku uštedu u evrima. Dovoljno je da odredite nekoliko merljivih pokazatelja: broj propuštenih rokova, vreme potrebno za mesečni izveštaj, procenat vozila sa ažurnom kilometražom i broj dana potrebnih za pripremu ponude ili ugovora. Posle nekoliko meseci jasno se vidi da li je proces postao brži i pregledniji.
Kao sledeći korak, popišite vozila, rokove i vrste troškova koje danas vodite van sistema. Taj spisak je najbrži način da utvrdite koje podatke aplikacija mora da objedini i gde flota trenutno pravi nepotreban trošak.
Izračunajte uštedu za svoju flotu
Unesite broj vozila, prosečan mesečni trošak po vozilu i sate koji mesečno odlaze na administraciju. Kalkulator odmah prikazuje procenu godišnje uštede, razloženu po stavkama: kalkulator uštede za sopstvenu flotu.
Ako se bavite rent-a-carom, dugoročnim najmom ili lizingom, unesite koliko ponuda i ugovora radite mesečno i koliko sati odlazi na pozive i postprodaju. Kalkulator prikazuje koliko sati i novca vraćate prodaji: kalkulator za fleet kuće.