Putni nalog za službeno vozilo: šta mora da sadrži
Putni nalog je dokument koji svi imaju i koji retko ko voli. Vozači ga popunjavaju na kraju meseca po sećanju, knjigovodstvo traži kilometražu koja se ne slaže sa računima za gorivo, a fleet menadžer ne može iz njega da vidi koliko vozilo zaista košta. Problem nije u samom nalogu, nego u tome što nastaje posle vožnje, a ne tokom nje.
Čemu služi putni nalog
Za firme koje nisu prevoznici, putni nalog je pre svega knjigovodstvena isprava: dokazuje da je vozilo korišćeno u poslovne svrhe i pravda troškove goriva, putarine i parkinga. Bez urednog naloga trošak goriva je teško braniti kao poslovni rashod.
Prevoznici u drumskom saobraćaju imaju poseban, propisan obrazac putnog naloga i strožija pravila. Takođe, putni nalog za vozilo nije isto što i nalog za službeno putovanje zaposlenog (dnevnice, smeštaj), iako se u praksi često vode zajedno. Za tačan oblik koji vaša firma mora da koristi konsultujte knjigovođu.
Podaci koje nalog treba da ima
| Podatak | Zašto je bitan |
|---|---|
| Broj i datum naloga | Veza sa knjigovodstvom i računima |
| Vozilo (tablica) i vozač | Ko je i čime vozio |
| Relacija i svrha vožnje | Dokaz da je vožnja poslovna |
| Početna i završna kilometraža | Osnova za potrošnju i trošak po kilometru |
| Vreme polaska i povratka | Veza sa kaznama i parkingom |
| Sipano gorivo (litri, iznos) | Kontrola potrošnje |
| Potpis vozača i odgovornog lica | Odobrenje naloga |
Najčešća greška je kilometraža upisana „otprilike". Kad se završna kilometraža jednog naloga ne poklapa sa početnom sledećeg, nastaju rupe koje niko ne može da objasni, a potrošnja na 100 km postaje broj bez značenja.
Službena i privatna vožnja
Ako zaposleni sme da koristi službeno vozilo i privatno, te kilometre treba odvojiti. Privatna upotreba službenog vozila ima poreske posledice (smatra se primanjem zaposlenog), pa je evidencija privatnih kilometara jednako važna kao i službenih. Interni pravilnik treba jasno da kaže kada je privatna vožnja dozvoljena i kako se evidentira.
Kako da nalog nastane sam
Papirni nalog se popunjava unazad. Digitalni nalog nastaje u trenutku vožnje:
- Vozač na telefonu pokrene vožnju i izabere da li je službena ili privatna; početna kilometraža se predlaže iz poslednjeg unosa.
- Na kraju unese završnu kilometražu; aplikacija ne dozvoljava manju od početne.
- Gorivo, putarina i parking se unose kao troškovi vezani za isto vozilo i dan.
- Na kraju meseca fleet menadžer i knjigovodstvo dobijaju izveštaj po vozilu i vozaču, bez prepisivanja.
U Your Fleet Drive ovo radi tako, a sa asistentom Fleti vozač ne mora ni da kuca: „počni službenu vožnju" i „završi vožnju, 123.500 km" su dovoljni. Fleti pripremi unos, vozač ga potvrdi, a fleet menadžer posle može da pita „vožnje duže od 24 sata ovog meseca" ili „koliko je službenih kilometara prešao BG 123-AB".
Pogledajte šta mobilna aplikacija radi za vozače ili izračunajte koliko administracije možete da uštedite.